Beursstand van ontwerp tot afbouw
Bent u van plan om binnenkort deel te nemen aan een beurs? Bij het ontwerpen, opbouwen en afbouwen van een beursstand komt veel kijken. Denk aan ruimte om bezoekers te ontvangen, displays, screens met Aluvision Led Tiles, maar ook het duurzaam afbouwen van de stand en eventueel hergebruik van materiaal. We zetten alle facetten van een goede beursstand voor uw op een rij.
Beursstand ontwerpen
In de ontwerpfase is het belangrijk om goed denkwerk te verrichten. Beantwoord voor uzelf de volgende vragen:
Wat wil ik met de stand bereiken?
Wilt u bijvoorbeeld nieuwe klanten aantrekken, bent u er voor bestaande klanten, wilt u producten demonstreren of informatie verstrekken? Het heeft allemaal invloed op de vormgeving van de stand.
Bij het demonstreren van producten, is het bijvoorbeeld belangrijk om alle zintuigen te prikkelen. Laat bezoekers zoveel mogelijk zien, voelen, proeven, horen en ruiken. Zorg dat u monsters van producten klaar heeft liggen. Weggevertjes werken altijd goed. Hier geldt namelijk het principe ‘voor wat, hoort wat’. In ruil voor een weggevertje zijn veel mensen best bereid om klantgegevens achter te laten. Oud-hoogleraar psychologie en marketing aan de Arizona State University en de Stanford-universiteit Robert Cialdini noemt dit het principe van wederkerigheid. Interessante materie om u eens in te verdiepen.
Tegelijkertijd leent niet elk product of elke dienst zich voor demonstratie. Soms is een goed gesprek juist de oplossing, of het nu gaat om een bestaande of nieuwe klant. Daarvoor is ruimte nodig. In alle drukte van een beurs wilt u (potentiële) klanten rustig kunnen ontvangen. Houd hier bij de inrichting van de stand rekening mee. Een afgezonderde ruimte of stiltecabine werkt in dit geval prettig.
Wat is mijn budget?
De kosten van een beursstand zijn afhankelijk van veel factoren. Om te beginnen met de grootte van de stand en de mate van aankleding. Een standbouwer kan niet in uw portemonnee kijken. Bepaal dus zelf van tevoren wat u minimaal en maximaal wilt uitgeven. Op basis van dat gegeven kan een standbouwer een passend voorstel doen.
Hoe trek ik mensen aan voor mijn beursstand?
- Attendeer allereerst uw bestaande klanten en prospects op de beurs. Warme acquisitie is altijd eenvoudiger dan koude. Dat kan via een nieuwsbrief, social media of een belrondje.
- Presenteer uw aanwezigheid op de beurs als evenement op diverse social media.
- Zorg verder voor een aantrekkelijke en professionele stand waar iets te beleven is. Interactiviteit is heel belangrijk bij beurzen.
- Organiseer eventueel break-out sessies, presentaties, lezingen of live-streams.
- Geef gratis promotieartikelen weg.
- Train de standbemanning, moedig hen aan om actief contact te maken met bezoekers, hen te begroeten, vragen te stellen en interesse te tonen.
Merkidentiteit
Zorg ervoor dat de beursstand past bij uw merkidentiteit. Dit doet u door het logo groot te plaatsen en de kleurstellingen aan te passen aan het logo. Denk ook na over hoe u producten en promotiemateriaal kunt presenteren.
Promotiemateriaal
Zorg voor voldoende promotiemateriaal, brochures, visitekaartjes, flyers en samples. Plaats ze strategisch in de stand, zodat bezoekers ze gemakkelijk kunnen pakken. Overweeg ook om digitale opties aan te bieden, zoals QR-codes voor het downloaden van informatie. Maak promotiemateriaal algemeen en niet specifiek voor een beurs, zo kunt u het materiaal later nog ergens anders voor gebruiken.
Opbergruimte
Een slordige stand doet afbreuk aan uw intenties. Plan daarom voldoende opbergruimte in uw ontwerp om materialen en voorraden op te bergen.
Verlichting
Een aspect dat vaak vergeten wordt, is het lichtplan, dat terwijl het zo belangrijk is voor het creëren van de juiste sfeer. Door op strategische plekken licht aan te brengen, vestigt u de aandacht op belangrijke elementen.
Comfort
Een beursbezoek kan behoorlijk vermoeiend zijn. Niet alleen voor de bezoekers, maar ook voor de standbemanning. Zorg dus voor voldoende comfortabele zitplekken, statafels en gespreksruimtes. Vergeet ook de inwendige mens niet. Uw beursbemanning moet immers eten en drinken, maar ook bezoekers zijn gecharmeerd van een lekkere versnapering of kopje koffie. Bridge Event Facilities verzorgt overigens complete crewmaaltijden. We vertellen u graag meer over de mogelijkheden.
Onderzoek de eisen van de standlocatie
Elke standlocatie heeft zijn eigen eisen als het gaat om de afmetingen en indeling van de standruimte. Ook als u materiaal wilt ophangen, is het belangrijk hier zorgvuldig en volgens de normen van de beurslocatie mee om te gaan. Wat wilt u ophangen aan screens geluid, licht en decoratie, wat weegt dit? Aan welke veiligheidseisen moeten ze voldoen? Waar moeten de stopcontacten zitten en wat is de nodige spanning? Hiervoor zijn specialistische puntlastenberekeningen nodig. Iets waar Bridge Event Facilities u graag bij helpt.
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie
Stand opbouwen, dit komt erbij kijken
Logistiek en planning
Het opbouwen van de beurs begint met het transport. Alle materialen moeten naar de beurslocatie vervoerd worden. Zorg voor een gedetailleerd plan voor de opbouw van de stand. Coördineer de levering van materialen, de opstelling van de stand en de aanwezigheid van het personeel. Houd rekening met de opbouwtijd en eventuele beperkingen op de locatie.
Ga voor een modulaire en duurzame stand
Bij Bridge Event Facilities kiezen we voor modulaire stands met herbruikbare elementen. Het voordeel daarvan is dat we alle elementen van de stand kunnen aanpassen aan verschillende standgroottes en wensen. Bovendien kunnen de verschillende modules van de stand na afloop dienst doen voor andere stands en belandt niets in de afvalcontainer. Duurzaamheid is immers den gedachtegoed dat wij hoog in het vaandel hebben staan.
Huur materialen
Veel materialen voor een stand zijn gewoon te huur, zoals het meubilair of een bar. We hebben al veel stands mogen inrichten met gehuurd materiaal. Denk aan tafels, stoelen, banken en decoratie. Huren is duurzaam en voordelig.
Stevige constructie en correcte rigging
Uiteraard moet de constructie oerdegelijk zijn. Uw stand moet mensen kunnen toelaten en materialen kunnen dragen. Op veel beurzen hangen materialen, zoals lampen, displays en screens boven hoofdhoogte van de bezoekers. Uiteraard wilt u niet dat dit naar beneden valt als bezoekers in uw stand aanwezig zijn. De verzamelnaam die we hebben voor het ophangen van materiaal, zoals led-screens, verlichting, speakers en decoratie op hoogte is ‘rigging’. Dat dit vanwege de veiligheid nauw luistert, hoeven wij u niet uit te leggen.
Elke beurslocatie heeft eigen riggingspecialisten in dienst die alle materialen met de juiste takels volgens een plan op de juiste plek ophangen. Voor dit plan is een uitgebreide puntlastenberekening gemaakt, zoals we al eerder vermeldden. In praktijk betekent dit dat u vaak moet wachten bij de opbouw van de stand. De rigging experts kunnen immers niet op tig plekken tegelijk zijn. Bij Bridge Event Facilities hebben we eigen rigging experts en materialen in huis. Wij kunnen de rigging op locatie dus zelf voor u verzorgen. Dat betekent dat u de stand sneller en efficiënter op kunt bouwen. Vaak scheelt dat een dag huur op locatie.
Lees meer over rigging
Beursstand afbreken
Voor het afbreken is dezelfde veiligheid vereist als bij de opbouw. Dit zijn punten waar u aan kunt denken bij het afbreken van de stand:
- Documenteer en inspecteer: voordat u de stand volledig afbreekt, maak foto’s of aantekeningen van de gedemonteerde onderdelen en de staat waarin ze verkeren. Dit kan van pas komen bij het opnieuw opzetten van de stand of bij eventuele schadeclaims.
- Pak allereerst losse onderdelen in, zoals overgebleven promotiemateriaal, meubilair etcetera. Zorg voor voldoende verpakkingsmateriaal, dozen en tape om deze middelen in te doen. Label alles goed, zodat u weet wat de inhoud is van de dozen.
- Ruim afval op. Neem plastic zakken mee om dit in te doen.
- Start daarna met het demonteren van de vaste onderdelen en audiovisuele middelen. Zorg dat alles netjes en veilig opgeborgen kan worden.
- Vervoer en opslag: als de beursstand moet worden opgeslagen, zorg dan voor een geschikte opslagruimte waarin de onderdelen veilig worden bewaard. Zorg voor een geschikt transportmiddel om de onderdelen naar de opslaglocatie te vervoeren.
Hulp bij uw duurzame modulaire beursstand
Het ontwerpen, opzetten en afbreken van een beursstand is een specialistisch werk. Daar weten we bij Bridge Event Facilities alles van. We hebben er immers al bijna 40 jaar ervaring mee. Bent u op zoek naar een duurzame stand voor uw beurs of evenement? We denken graag met u mee en regelen alles van A tot Z met u. We hebben zelfs eigen rigging specialisten in dienst die puntlastenberekeningen voor u maken. Zo weet u zeker dat uw stand veilig is.
Persoonlijk advies nodig?
Bridge Event Facilities is gevestigd in het Brabantse Schijndel. Drijvende kracht achter het veelzijdige bedrijf is algemeen directeur René Verbruggen. Zoals u zich voor kunt stellen is de technische ondersteuning van een evenement vrijwel nooit het werk van één persoon, maar van een heel team. Bij Bridge Event Facilities doen we dit al bijna 40 jaar; samen zorgen we voor het allerbeste resultaat.
