Hoe organiseer ik een succesvol zakelijk evenement?
Als het aankomt op het organiseren van een zakelijk evenement, zijn er talloze aspecten om rekening mee te houden. Van het plannen van eventuele sprekers en workshops tot het regelen van de catering of promotiemateriaal. Er zijn echter nog twee elementen die een cruciale rol spelen in de succesfactor van uw zakelijke evenement: standbouw en rigging
De essentie van een goed doordachte stand
Stel u voor: u loopt een evenementenhal binnen en uw oog wordt meteen naar die indrukwekkende stand getrokken. De stand lijkt op alle punten te kloppen en alle elementen sluiten naadloos op elkaar aan. Oftewel, dit is een stand waar over nagedacht is en waar weloverwogen keuzes zijn gemaakt. Het draait niet enkel om het neerzetten van een tafel met wat flyers; het gaat om het creëren van een beleving. Een beleving die de boodschap van uw bedrijf of merk versterkt en de aandacht van bezoekers trekt én vasthoudt.
Hoe bereikt u zo’n stand dan? Het is essentieel om rekening te houden met verschillende factoren, zoals de lay-out, het gebruik van visuals en de functionaliteit van de ruimte. Een goed ontworpen stand kan het verschil maken tussen een voorbijganger die stopt voor een praatje en een potentiële klant die echte interesse toont in wat u te bieden heeft. Bij Bridge EF denken we graag met u mee en bekijken we samen wat de mogelijkheden zijn op het gebied van standbouw. We hebben hierbij altijd oog voor detail en faciliteren daar waar het nodig is.
Het belang van rigging
Rigging is een aspect dat nog wel eens over het hoofd wordt gezien tijdens het organiseren van een zakelijk evenement. Toch is het een onmisbaar aspect van evenementenplanning, vooral wanneer het evenement plaatsvindt in bijvoorbeeld een grote hal. Rigging omvat alles rondom het veilig ophangen van onder andere verlichting, banners en geluidsapparatuur en zorgt ervoor dat alles stevig en stabiel blijft gedurende het evenement.
Bridge EF is een expert op het gebied van rigging en kan ervoor zorgen dat uw evenement soepel verloopt zonder technische complicaties. Van het bepalen van de juiste ophangpunten tot het zorgen voor de veiligheid van de deelnemers en het publiek: rigging is een vak apart. Dit aspect moet ook tijdens een zakelijk evenement zeker niet onderschat worden.
Tips & tricks voor het realiseren van een succesvol zakelijk evenement
Goed, we hebben uitgelegd wat het belang van standbouw en rigging is voor het succesvol organiseren en laten verlopen van een zakelijk evenement. Op het gebied van het realiseren van een stand die de aandacht trekt en implementeren van veilige riggingtechniek, zijn er nog een aantal tips & tricks waar u rekening mee kunt houden.
Houd uw oog op het doel
Voordat u begint met het uitwerken van creatieve, aandachttrekkende concepten, is het belangrijk om een duidelijke doelstelling te hebben. Wat wilt u bereiken met het zakelijke evenement? Wilt u graag de relaties met klanten versterken? Zorg dat er dan voldoende mogelijkheid is om te netwerken, zoals het inrichten van een coffee-corner met tafels om op een informele manier een praatje met elkaar te maken.
Liever uw nieuwste innovaties presenteren aan het publiek? Zorg dan dat u deze op spectaculaire wijze kunt presenteren. Denk bijvoorbeeld eens aan het vertonen van de presentatie op een LED wall, zodat het publiek vanaf iedere plek in de zaal een duidelijk zicht heeft op wat er gebeurt. Ook interactieve elementen doen het altijd goed. Laat uw bezoekers het nieuwe product bijvoorbeeld zelf uitproberen of geef een live demonstratie.
Het hebben van een duidelijke doelstelling zorgt ervoor dat het ontwerpen en realiseren van uw zakelijke evenement soepel verloopt en het verwachte resultaat oplevert. Heeft u de doelstelling duidelijk, maar wilt sparren over welke standbouw en rigging het beste past? Wij helpen u graag en voorzien u van advies.
Speel in op trends en ontwikkelingen
Het klinkt misschien logisch, maar speel in op de huidige trends en ontwikkelingen in de branche. Zo organiseert u een evenement dat relevant is en de interesse van de doelgroep wekt. Door trends en ontwikkelingen mee te nemen tijdens uw zakelijke evenement, laat u zien dat uw op de hoogte bent van wat er speelt in de branche. Dit kan de interesse van de doelgroep vergroten en ze aanmoedigen actief deel te nemen aan het evenement.
Ken de doelgroep
Wie wilt u aanspreken tijdens het zakelijke evenement? Een groep gespecialiseerde artsen bereikt u wellicht het best op een andere manier dan een groep creatieve marketeers. Zorg ervoor dat u van te voren goed in kaart heeft gebracht wat de wensen en behoeften van de doelgroep zijn. Op deze manier kunt u de locatie, inhoud van het evenement en aankleding aanpassen op de doelgroep. De ene groep hecht wellicht veel waarde aan het vertonen van allerlei innovatieve technische snufjes in de stand of op het podium, terwijl een andere groep voornamelijk geïnteresseerd is in de informatie die de spreker te vertellen heeft. In dat geval is op het gebied van rigging belangrijk dat de spreker op een goede manier wordt belicht en dat het geluid kraakhelder is.
Duurzame en modulaire standbouw
Duurzaamheid en modulariteit; termen waar we ook in de wereld van evenementen, standbouw en rigging niet meer omheen kunnen. Bij Bridge EF kiezen we voor modulaire standbouw met herbruikbare elementen. Een bijkomend voordeel hiervan is dat we alle elementen van de stand aan kunnen passen aan de verschillende standgroottes en wensen en behoeften van de klant. We willen de ecologische voetafdruk in de evenementenwereld en standbouw zo veel mogelijk verkleinen, daarom belanden onze materialen niet op de afvalhoop. Duurzaamheid hebben wij hoog in het vaandel staan, daarom kunnen verschillende modules van de stand na afloop dienst doen in andere stands of maken we er andere partijen blij mee.
Daarnaast kijken wij kritisch naar ons transport en maken we daarbij gebruik van onze eigen milieuvriendelijke voertuigen. We maken veelvuldig gebruik van flightcases of anderen duurzame, recyclebare verpakkingen. Op die manier voorkomen we beschadigingen en zijn we ook nog eens milieubewust bezig. Met ’trucksize’ maatvoeren benutten we de ruimte in onze transportmiddelen zo efficiënt mogelijk.
Huur materialen
Wanneer u een zakelijk evenement gaat realiseren, zit u waarschijnlijk niet te wachten op torenhoge kosten voor het aanschaffen van alle benodigde materialen en techniek. Daarnaast moet u al deze materialen en apparatuur na afloop van het evenement ook weer ergens opslaan. Veel materialen voor een stand zijn gewoon te huur, denk hierbij aan bijvoorbeeld een bar of meubilair als een tafel, stoel, bank of decoratie. Zo kunt u op een voordelige manier uw stand toch sfeervol inrichten. Bovendien draagt u bij aan een duurzamere wereld, doordat de materialen na afloop niet staan te versloffen in een loods, maar weer mogen schitteren op een volgend evenement.
Denk out-of-the-box
Voor het organiseren van een groot zakelijk evenement klinkt het natuurlijk veilig en aantrekkelijk om binnen de gebaande paden te blijven. Keuzes die in enthousiasme – zonder er goed over na te denken – gemaakt worden, kunnen immers verkeerd uitpakken. Toch kunt u veel meer bereiken met out-of-the-box acties tijdens uw zakelijke evenement. Dat wil niet zeggen dat u per se een vuurwerkshow moet organiseren of een hele big band moet optrommelen. Met kleine, creatieve elementen kunt u er al voor zorgen dat u net dat ene bij de doelgroep triggert, waardoor u blijft hangen in de het hoofd van de bezoeker.
Misschien zorgt het realiseren van out-of-the-box ideeën voor een iets hoger kostenplaatje of vergt het wat meer tijd, maar zie het als een investering. Wanneer uw evenement eruit springt kan het zomaar zijn dat u de oriënterende bezoeker omtovert in een potentiële klant.
Hulp nodig bij het faciliteren van uw zakelijke evenement?
Het succesvol ontwerpen, organiseren en realiseren van zakelijke evenementen vereist diepgaande kennis en expertise. Bij Bridge Event Facilities zijn we meesters in deze kunst, met bijna 40 jaar ervaring die voor zich spreekt. Op zoek naar een duurzame stand, professionele rigging of geavanceerde podiumtechniek voor uw evenement? Laat ons met u meedenken! We regelen alles van A tot Z en zorgen voor een naadloze uitvoering. Met onze eigen riggingspecialisten aan boord, die nauwkeurige puntlastberekeningen uitvoeren, garanderen we de veiligheid en stabiliteit van uw stand. Zorgeloosheid gegarandeerd. Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe we samen uw volgende evenement onvergetelijk kunnen maken.
Persoonlijk advies nodig?
Bridge Event Facilities is gevestigd in het Brabantse Schijndel. Drijvende kracht achter het veelzijdige bedrijf is algemeen directeur René Verbruggen. Zoals u zich voor kunt stellen is de technische ondersteuning van een evenement vrijwel nooit het werk van één persoon, maar van een heel team. Bij Bridge Event Facilities doen we dit al bijna 40 jaar; samen zorgen we voor het allerbeste resultaat.
