8 zaken waar u rekening mee moet houden bij een livestream event

Tegenwoordig is de livestream niet meer weg te denken uit onze maatschappij. COVID-19 heeft op meerdere sectoren invloed gehad, waaronder de evenementensector. Veel beurzen en evenementen zijn geschrapt waardoor er veel geld is misgelopen. Dit is natuurlijk enorm vervelend, maar biedt tegelijkertijd kansen op online gebied. Hierdoor is de weg vrij gemaakt voor livestream events. Evenementen worden in dusdanige vorm gegoten waardoor bezoekers en klanten toch aan evenementen kunnen deelnemen. Maar zoals we allemaal weten, vergt een livestream de nodige voorbereiding. Hieronder gaan wij in op 8 zaken waar u rekening mee moet houden bij het organiseren van een dergelijk online zakelijk evenement.

Een draaiboek zorgt voor structuur

Werk bij grotere livestream events met een draaiboek. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Stel een script samen waarin u antwoord geeft op de meest veelgestelde vragen. Daarnaast kunt u de rolverdeling voor alle deelnemers in het draaiboek opnemen.

Kies het juiste platform voor uw livestream event

Er zijn meerdere platformen waar u uit kunt kiezen. Als een organisator voor een kleine livestream kunt u kiezen voor een social media platform waar geen kosten aan verbonden zijn. Dit zijn platformen zoals Facebook, Instagram, YouTube of LinkedIn. Dan zijn er ook platformen waar u de interactie kunt aangaan met uw kijkers: WebinarGeek en GoToWebinar. Deze bieden de mogelijkheid om een camera en een microfoon te selecteren en op die manier live te gaan. Ook kunt u vaak dia’s tonen, via een chat- of vragenbox contact hebben met uw kijkers en polls doen. Livestream software zoals BigMarker zorgt ervoor dat u webinars kunt organiseren in een studio op professioneel niveau.

Voorkom dat uw internet uitvalt

Het ergste wat er kan gebeuren is dat uw internet uitvalt. Zorg daarom voor stabiel bekabeld internet met voldoende bandbreedte om dit te voorkomen. Ook is dit een stuk veiliger dan Wifi.

Zorg voor een mooie achtergrond

Om de aandacht niet te veel weg te leiden van de spreker of het onderwerp, is het belangrijk dat u kiest voor een mooie en rustige achtergrond. Vergeet niet om de focus te leggen op de spreker.

  • Waar moet u rekening mee houden bij een livestream event?

Houd rekening met bijkomende technische zaken

Organiseert u een groter livestream event waar technisch meer bij komt kijken? Dan is het voor uzelf prettig als u geen omkijken heeft naar bijkomende technische zaken, zoals kijkmonitoren voor dag sprekers, een aftelklok voor de presentator, een ‘oortje’ waarmee de regisseur aanwijzingen kan geven aan de presentator. Zorg dus dat dergelijke zaken goed geregeld zijn of dat u deze uitbesteedt.

Denk aan auteursrechten en privacyregelgeving

Wilt u muziek, afbeeldingen of andere content van derden gebruiken? Dan is het belangrijk dat u toestemming vraagt om deze auteursrechten af te kopen. Wanneer u dit niet doet, kunt u hier veel problemen mee krijgen.

Repeteren, repeteren, repeteren

U wilt natuurlijk dat het online evenement zo soepel mogelijk verloopt. Neem daarom het programma meerdere malen door; op technisch gebied en met iedereen die bij het event betrokken is. U zult zien dat u tegen zaken aanloopt waar u nog niet aan heeft gedacht.

Houd de kijker betrokken

Als bezoeker is de drempel om bij een livestream af te haken een stuk lager. Daarom is het nóg meer van belang dat u de kijker betrokken houdt. De kijker moet gemotiveerd zijn om te blijven kijken. Zogezegde ‘ teasers’ kunnen hiervoor zorgen. Verwerk zinnen als “straks praten we nog met” of “dadelijk hebben we nog een belangrijke mededeling” in uw praatje. Woorden die het ook goed doen zijn: leuke quiz, award uitreiking, fantastische artiest etc.

Bridge Event Facilities als uw partner

Heeft u een livestream event op de agenda staan en zoekt u ondersteuning om dit in goede banen te leiden? Wij helpen u graag bij zowel online evenementen in de studio en op locatie. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden door te spreken.

René Verbruggen, Eigenaar Bridge Event Facilities

Persoonlijk advies nodig?

Bridge Event Facilities is gevestigd in het Brabantse Schijndel. Drijvende kracht achter het veelzijdige bedrijf is algemeen directeur René Verbruggen. Zoals u zich voor kunt stellen is de technische ondersteuning van een evenement vrijwel nooit het werk van één persoon, maar van een heel team. Bij Bridge Event Facilities doen we dit al 30 jaar; samen zorgen we voor het allerbeste resultaat.